Publikacje
Artykuły:
Rzeczpospolita
Tanio i wygodnie
29 kwietnia 2013 | Moja lokata
rozmowa | Beata Kuśpiel-Waszczak, prezes zarządu Eksperci Księgowi Sp. z o.o.
W czasach kryzysu przedsiębiorstwa bardziej koncentrują się na kosztach, szukają oszczędności, by poprawić funkcjonowanie firmy bądź nie dopuścić do jej upadku. Rozwiązaniem dla nich może być outsourcing. Czy warto zastąpić zaufanego księgowego zewnętrzną firmą?
Dziś firmy muszą dobrze zarządzać swoimi finansami i skupiać się na kluczowych aspektach swojej działalności. Outsourcing jest elementem strategii rozwoju przedsiębiorstwa. Mogą z niego korzystać małe, średnie i duże firmy. Dla małej, debiutującej na rynku utworzenie zewnętrznego działu sprzedaży oszczędzi czas i już na samym starcie wniesie do nowego przedsiębiorstwa know-how i doświadczenie firmy outsourcingowej, zwłaszcza w tak wyspecjalizowanej dziedzinie jak księgowość.
Poza tym firmy korzystające z outsourcingu potrzebują mniej powierzchni biurowej, telefonów, samochodów, zyskują więcej czasu i większą efektywność, mają dostęp do najnowocześniejszych rozwiązań technologicznych. Ponadto mogą liczyć na poprawę efektywności i konkurencyjności, zwiększenie skali działania, zwiększenie przychodów.
Z usług outsourcerów mogą korzystać zarówno małe firmy, np. dopiero wchodzące na rynek, jak i duże koncerny. Zapotrzebowanie na zewnętrzne usługi księgowe stale rośnie, już ponad połowa mikro- i małych firm korzysta z tego rozwiązania. Okazuje się, że nie tylko nowe firmy, które szukają oszczędności, wybierają outsourcing, ale także i te z wieloletnim stażem.
Czy zewnętrzny księgowy doradzi również firmie najkorzystniejsze dla niej rozwiązania czy też skupia się tylko na rozliczeniach?
Nowoczesny księgowy nie może koncentrować się wyłącznie na przetwarzaniu danych finansowych, obliczaniu zobowiązań podatkowych czy sporządzaniu deklaracji podatkowych. Księgowy powinien także doradzać klientom, podsuwać im rozwiązania. Księgowy w biurze rachunkowym to już nie tylko buchalter, który dba o skrupulatne prowadzenie rozliczeń rachunkowych, ale przede wszystkim doradca, służący wsparciem z zakresu zagadnień podatkowo-prawnych i optymalizacji kosztów.
By przedsiębiorca mógł skutecznie zarządzać nawet małą firmą, musi mieć stale aktualne informacje, m.in. na temat jej kondycji finansowej. Firmy outsourcingowe proponują wiele nowych rozwiązań technologicznych, dzięki czemu powierzająca im księgowość firma ma podgląd do dokumentów firmy, w tym przychodów i kosztów, zysku, realizacji planu, analizy sprzedaży i uzyskanej marży dla towarów, sprawozdania finansowego.
Nowością na rynku, a zarazem jednym z oczekiwań przedsiębiorców jest usprawnienie dostępu do archiwum dokumentów elektronicznych. Zastąpienie archiwum papierowego w pełni elektronicznym umożliwia klientowi samodzielne odszukanie konkretnego dokumentu, używając słów kluczowych i ich kombinacji. Do tej pory klienci o te raporty musieli się zwracać do biura rachunkowego. Dziś mają je pod ręką.
Jakich oszczędności może się spodziewać mała i duża firma korzystająca z outsourcingu?
Podstawową korzyścią wynikającą z outsourcingu jest obniżenie dotychczasowych kosztów prowadzenia działu księgowości, a w uzasadnionych przypadkach jego całkowita likwidacja. Pozwala to uniknąć kosztownych inwestycji, takich jak zakup specjalistycznych programów i sprzętu informatycznego, a także okresowego dostosowywania pracowników do zmieniających się przepisów podatkowych (szkolenia). W małych firmach menedżerowie mogą skupić się na swoich podstawowych zadaniach, poświęcając mniej czasu na zagadnienia związane z czynnościami z zakresu księgowości.
Nie zapominajmy też o korzyściach wynikających z wyeliminowania rotacji pracowników w dziale księgowości, które sprawiają, że przez pewien okres dział ten wymaga zwiększonego nadzoru i kontroli ze strony kadry zarządzającej.
Outsourcing daje również gwarancję korzystania z usług doświadczonych i wysoko wykwalifikowanych profesjonalistów, których zatrudnienie na etat byłoby zbyt kosztowne, przede wszystkim dla małych i średnich firm. Ważne jest też to, że korzystając z outsourcingu, przedsiębiorca przenosi ryzyko błędów księgowych na tego, kto daną pracę wykonywał, czyli w tym przypadku na zewnętrzne biuro rachunkowe. Ma możliwość wyegzekwowania całości strat, co więcej, dzięki systemowi ubezpieczeń odbywa się to w dużo łatwiejszy sposób. Łatwiej wyegzekwować swoje prawa od działającego, ubezpieczonego biura zewnętrzne- go niż od byłego pracownika pozbawionego pracy.
Jak w praktyce wygląda zamiana biura księgowego firmy na outsourcing?
Dla każdego przedsiębiorcy proces ten będzie wyglądał inaczej. Wiele zależy od tego, jak bardzo rozbudowany jest dział księgowości, oraz od branży, w jakiej działa przedsiębiorca. Bez skrupulatnie
przygotowanego planu oraz bez współpracy działu księgowości z firmą outsourcingową przejmującą jego obowiązki proces ten będzie stanowił nie lada wyzwanie.
Pamiętajmy, że przekazanie działu księgowości firmie zewnętrznej to nie tylko dokumenty księgowe, ale też sprawy kadrowe oraz przygotowywanie nowych procedur i instrukcji. Jest to też dobry czas, by zweryfikować istniejące procedury w obrębie działu finansowo-księgowego. Proces ten może trwać od jednego do trzech miesięcy, dlatego też należy przygotować się do niego z odpowie- dnim wyprzedzeniem.
Na co zwracać uwagę przy wyborze zewnętrznego biura rachunkowego?
Kluczowe jest określenie naszych potrzeb i oczekiwań związanych z outsourcingiem księgowym. Konkurencja na rynku usług rachunkowo-księgowych jest bardzo duża.
Wybierając biuro, któremu powierzymy dokumentację księgową firmy, kierujmy się nie tylko ceną. Pamiętajmy, że za zbyt niską mogą się kryć usługi bardzo niskiej jakości. Potwierdzeniem wysokich kompetencji biura rachunkowego będzie również wpisanie go na listę doradców podatkowych (www.krdp.pl).
Przede wszystkim należy sprawdzić, czy osoby nadzorujące pracę w firmie outsourcingowej mają licencję na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Wykaz taki znajdziemy na stronach Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl). Obecnie usługi takie może wykonywać osoba nieposiadająca takich uprawnień. Warunkiem jest nadzór osoby, która ma tę licencję. Kolejnym ważnym punktem jest ubezpieczenie. Zgodnie z wymogiem ustawowym biuro rachunkowe powinno mieć polisę OC, będącą zabezpieczeniem skrupulatności i solidności usług i okazać ją na żądanie klienta.
Dobrze jest odpowiednio wcześniej poprosić o przesłanie wzoru umowy świadczenia usług księgowych. Należy się upewnić, czy warunki są dla nas korzystne, a treść umowy zrozumiała. W razie wątpliwości skonsultujmy jej treść z prawnikiem. Uchroni nas to w przyszłości przed przykrymi niespodziankami w razie pogorszenia relacji z taką firmą. Oprócz tego warto kierować się opiniami klientów.
—rozmawiała a.u.
————————————————————————————————————————————————————————-
Rzeczpospolita
Doradca Firmy
Księgowy nie tylko liczy, ale i doradza
23.10.2012,
Beata Kuśpiel-Waszczak, prezes zarządu Eksperci Księgowi sp. z o.o
Rz: W dobie kryzysu przedsiębiorcy szukają oszczędności i pracę wykonywaną przez działy księgowości w firmach zamieniają na outsourcing. Czy to dobry sposób na ograniczenie wydatków? Zaufany księgowy jest przecież niezwykle ważny.
Beata Kuśpiel-Waszczak: W obecnych czasach przedsiębiorcy muszą dobrze zarządzać swoimi finansami i skupiać się na kluczowych aspektach działalności, a nie na księgowości. Wszystkie wydatki są solidnie analizowane, ponieważ liczy się każda złotówka. Zewnętrzne biura rachunkowe, zapewniające kompleksową obsługę zarówno w księgowości, jak i w kadrach, płacach i doradztwie prawnopodatkowym, mogą być sposobem na oszczędność kosztów. Zapotrzebowanie na zewnętrzne usługi księgowe stale rośnie, już ponad połowa mikro- i małych firm korzysta z tego rozwiązania. Co ciekawe, okazuje się, że nie tylko nowe firmy, które szukają oszczędności, wybierają outsourcing, ale i te z wieloletnim stażem.
Czego przedsiębiorca może dziś wymagać od zewnętrznego księgowego?
Nowoczesny outsourcing księgowy nie może koncentrować się wyłącznie na przetwarzaniu danych finansowych, obliczaniu zobowiązań podatkowych czy sporządzaniu deklaracji podatkowych. Księgowy powinien także doradzać klientom, podsuwać rozwiązania. Nowością na rynku, a zarazem jednym z oczekiwań przedsiębiorców jest usprawnienie dostępu do archiwum dokumentów elektronicznych. Zastąpienie archiwum papierowego w pełni elektronicznym umożliwia klientowi samodzielne odszukanie konkretnego dokumentu, używając słów kluczowych i ich kombinacji. Dziś klienci chcą mieć dostęp do elektronicznego systemu księgowego, w którym mogą zobaczyć stan realizacji księgowania, powiadomienia w przypadku braku dokumentów itp. Wiele biur, w tym także Eksperci Księgowi sp. z o.o., wykorzystuje innowacyjne rozwiązania wspierające księgowanie, pomagające automatyzować procesy i eliminować ryzyko błędów. Jednym z nich jest system OCR do kopiowania danych z faktur oraz interfejsy do importowania elektronicznych wyciągów bankowych do systemów finansowoksięgowych. Nowoczesne biuro rachunkowe udostępnia klientowi wszystkie dane finansowe, kadrowe, handlowe online.
Nowoczesne technologie zmieniają branżę usług księgowych.
Zgadza się. Księgowy w biurze rachunkowym to już nie tylko buchalter, który dba o skrupulatne prowadzenie rozliczeń rachunkowych, ale to przede wszystkim doradca, służący wsparciem z zakresu zagadnień podatkowo-prawnych i optymalizacji kosztów. By przedsiębiorca mógł skutecznie zarządzać, nawet małą firmą, musi mieć stale aktualne informacje m. in. na temat jej kondycji finansowej. Dzięki elektronicznym programom księgowym w każdej chwili ma do dostęp do wszystkich danych dotyczących m. in. przychodów i kosztów, zysku, realizacji planu, analizy sprzedaży i uzyskanej marży dla towarów, sprawozdania finansowego. Do tej pory klienci o te raporty musieli się zwracać do biura rachunkowego. Dziś mają je pod ręką.
Na co zwracać uwagę, wybierając biuro rachunkowe?
Przede wszystkim należy się zastanowić, czego potrzebujemy, jakie mamy oczekiwania związane z outsourcingiem księgowym. Konkurencja na rynku usług rachunkowo-księgowych jest duża. Wybierając biuro, któremu powierzymy dokumentację księgową firmy, należy kierować się nie tylko ceną, gdyż trzeba pamiętać, że za zbyt niską ceną mogą się kryć usługi nie najwyższej jakości. Biuro rachunkowe powinno mieć certyfikat ministra finansów do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub być wpisane na listę doradców podatkowych. Kolejnym ważnym punktem jest ubezpieczenie. Zgodnie z wymogiem ustawowym powinno mieć polisę OC, będącą zabezpieczeniem skrupulatności i solidności usług. Oprócz tego warto kierować się opiniami klientów.
—rozmawiała a.u.
23.10.2012
